経理・給与のアウトソーシング・コンサルティング

【番外編】オフショアアウトソーシング

プラグマでは、ベトナム中部のダナン市にあるVBPO社と提携し、会計業務・給与計算業務の一部を委託しています。
<詳細は特設サイト(http://pragma.co.jp/service/offshore/vbpo/)をご参照ください>

VBPO社への委託の方法としては、次の2種類に大別されます。
(1)非常に大量の会計・給与処理をお客様ご自身が関わってオーダーメイドでオフショアアウトソーシングする場合で、プラグマは、その導入や運用をご支援するような形で関わる方法。

(2)プラグマがすでに受託している業務のうち一部を再委託する場合(お客様のご了解を頂きます。)、またはオフショアアウトソーシングを組み込むことを前提にプラグマが受託した業務を再委託する場合。(なおこの場合は、従来通りプラグマがお客様との窓口となり、責任をもって情報収集から納品までを行いますので、お客様としては、VBPOに再委託がされていることを意識されることはありません。)

この実績紹介は、上記の(2)に関するものです。
内容:弊社業務のVBPOへの一部アウトソーシング

会社プロフィール

2013年5月現在

・業 種:注文住宅やリフォーム等の設計施工
・資本金:24百万円
・人 数:従業員 7人
・設 立:平成14年
・弊社がお客様から受託している業務:経理アウトソーシングサービス
(サービス内容:http://pragma.co.jp/service/outline/guide.html)  
(実績紹介:http://pragma.co.jp/jisseki/1.html

VBPO社に再委託した背景

・1ケ月の仕訳行数が600~900行とまとまったボリュームがあり、日本でもパートタイムのメンバーが3人がかりで入力を行っていた。
・お客様が販売管理のシステムを導入しており、売上情報、原価情報、経費情報、現金出納情報がExcel等表計算形式で管理されているため、ベトナムへのデータ送付等が容易だった。
・上記の状況から、再委託に適していると判断し、お客様に了承いただいた後、再委託を決定した。

導入までの準備

・弊社からVBPO社への再委託をする際の導入のための基本的な準備作業は次のとおりです。

①SOPの作成
②データの提供
③質疑応答、SOPの修正
④パイロット運用の実施
⑤本委託の判断

①SOPの作成
 SOPとは標準作業手順書(Standard Operation Procedure)のことであり、VBPO社では、このSOPに記載された手順に従って業務を行います。SOPは、これまでにプラグマで作成してきた他のSOP等を参考にしつつ、再委託するお客様毎に作成します。

②データの提供
 対象となるお客様の弊社で納品済みの1ヶ月分の会計データと、その入力に必要な証憑類を提供します。

③質疑応答、SOPの修正
 VBPO社では上記、①②を精査し、SOPや会計データに不明な点はないか、SOPと提供された証憑で、弊社と同一の会計処理をすることができるかを確認します。
不明点が残らないようにプラグマとも十分協議し、必要に応じてSOPの加筆修正を行います。

④パイロットの実施
 ③の作業が終了すると、プラグマとVBPO社が同時並行で1ヶ月分の処理を行います。これをパイロット運用と言います。

⑤本委託の判断
 ④のパイロット運用の結果、ミス等がゼロ又は実施に問題の無いレベルであると判断した場合には、本委託に移行します。そうでない場合には③に戻りOKとなるまで繰り返します。

業務の流れ(VBPOとプラグマの業務分担)

①プラグマがお客様との窓口となり、月次決算に必要な情報をお客様からデータと証憑の紙ベースのファイルで頂きます。

②①でデータで頂いた売上情報、原価情報、経費情報、現金出納情報及び通帳のPDFファイルと前月確定した会計データをVBPOと共有しているサーバーにアップロードします。

③VBPO社では、プラグマからアップロードされたデータを元に、業務別の担当者が各自表計算ソフトにデータを入力します。そのデータを会計ソフトにインポートし、会計ソフト上でのチェックをかけ、リーダークラスのスタッフが最終チェックを行った後、最終データを共有サーバーにアップロードします。
データ入力は、勘定科目はもちろんのこと、摘要もすべて日本語で入力を行います。

④プラグマは、VBPO社がアップロードしたデータと証憑とをチェックし、修正があれば修正します。また、プラグマ内で処理すべき特殊事項があれば入力します。

⑤その後、プラグマから会計情報をお客様に納品します。

導入の効果

・プラグマ社内で行っていた入力作業がほとんど無くなったため、入力を行っていたパートタイムの人たちもお客様の伝票入力以外のサポートをすることができたり、他のお客様との窓口業務をすることができ、プラグマ全体としてより多くのお客様に、プラグマらしいきめ細やかなサービスを提供できるようになってきています。

担当者の一言

・VBPO社のスタッフは日本語が堪能で、メールやスカイプ(テキスト・音声)でのやりとりもすべて日本語でできるので、日本人に依頼するのとあまり大きな違いはありません。
・また、日本人以外の人が処理することにより、ルールがあいまいだった科目判断や摘要の短縮方法など、ルールの明確化ができた点もよかったと思っています。

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