サージカルアライアンス株式会社（所在地：東京都港区/代表取締役：川﨑 善之/業種：医療機器製造、販売業）

今回社内の運用面での課題解決と、自社システムと経理担当者・税理士が使用している会計システム両輪でご相談いただき、当社のDXコンサルサービスをご利用いただいています。

＜課題内容＞

すべての業務フローに紙を使用していました。

自社に合った経費精算システムと稟議ワークフローシステムを導入し、効率化を図る

必要があったが、担当者が多忙で様々な業務を兼任しておりシステムを選定する時間

がない。

＜導入前の状況＞

経費精算の件数：700件/月

経費の会計入力方法：弥生会計にて経理担当者が紙ベースの申請を手入力していました。

-立替経費と稟議ワークフロー管理の改善に向けたシステムの選定と導入

要件の洗い出しとお客様のネットワーク環境、現在の業務フローの棚卸しと課題抽出を実施。

 〇マネーフォワードクラウド経費の導入

弥生会計と連携ができること、同システム内にワークフローの機能が備わっていること、他にも紙で行っている業務があるので今後使用したい機能が発生しても対応できること、入力代行などのアウトソースがしやすいこと、従業員が会社支給のスマートフォンアプリで簡単に申請ができることなどが導入の要件となり、マネーフォワードクラウド経費を導入しました。

〇導入用の従業員向けマニュアル作成

経理担当者様が一人ひとりに説明しなくても、マニュアルを見れば操作できるように作成しました。初期構築が完了した実際の画面をマニュアルのキャプチャとすることで、より従業員様が直感的に操作できるよう心掛けました。

〇経理担当者向けサポート

従業員様への展開方法と、経理担当者様の業務がどのように変化するのかの両方を丁寧にタスクにおこし、スケジュール管理を行い、進捗を月2回の定例会で確認しました。
うまく進まないタスクは、当社でサポートを行うか、お客様自身でできるよう解決方法をレクチャーするかの解決方法を検討しながら進めました。

〇弥生会計との連携

マネーフォワードクラウド経費でも経費科目名と弥生会計で現在使っている経費科目名が違い、うまく取り込めるようマネーフォワードクラウド経費側の設定変更を行いました。

– 業務効率の向上

紙での作業は、デスク、キャビネット共に書類がたまりオフィスを占有してしまいます。データ化することで、見たい時に検索すれば、すぐに見られるようになり業務効率化を実感することができます。データ化することで、他システムとの連携が可能となり、データの検証もできるようになり経営施策に役立てられます。

– 工数削減

紙での運用では申請書を提出する為にオフィスへの出社が必要となります。システムの導入で即時承認ができるようになり、工数削減につながります。

– 従業員満足度の向上

PCのみでの申請では、従業員様が負担に感じられて期限ぎりぎりに提出するというケースをよく耳にします。業務用のスマートフォンでも申請ができると、やろう！と思ったタイミングで申請ができる為、従業員、経理担当者両方の満足度が向上します。

– 忙しい方ほどおすすめしたい

中小企業ではITに特化している人材を採用している企業は、まだまだ少ないように感じています。入社者のPCの設定から、社内で使用するシステムの導入まで、全部手探り感がありました。担当者が自分だけだったので、相談できる人もおらず課題に感じている業務の効率化に着手できない状態が何年か続いてしまいました。DXコンサルサービスを利用したことで、タスクを着実に進めることができ、自社の運用を理解した上での専門家のアドバイスも聞けるので頼もしいです。兼任で仕事量が多くパンクしそうな人ほど、おすすめしたいです。システムの初期設定など自分が苦手な部分のタスクを分散できたのも良かったです。

– プラグマのDXコンサルサービスをご利用いただくメリット

クラウドサービスがますます普及していますが、導入から社内定着までは移行期間を設けてPDCAを回す必要があります。クラウドサービスの中には、初期構築までは専用のシステムエンジニアがつきますが、導入後は社内の担当者自身でチャットボットやサポートに問合せをするという体制のものも多く、本格的な導入に至る前に断念してしまうケースも少なくありません。プラグマのDXコンサルサービスをご利用いただくことで、そういった課題を解決することができます。

– DXコンサルサービス担当者より

はじめの要件定義を自社に合ったものにすること、本格的な導入の前にトライアルを実施し、担当者や一部の人だけではなく、多角的な視点でフィードバックを行うことで精度の高い状態でスタートをきることができ、従業員様の負担を軽減することができます。
また当社が継続してサポートすることで大きなプロジェクトとして動かなくても、スモールスタートで取り組むことができ、実装する際の手戻りやトラブルを最小限に抑えることができるのがDXコンサルサービスの魅力だと感じます。システムのサービスだけでなく、会社の運用にも理解があるスタッフがサポートに入るのも当社が強みとしている点です。

お客さまの企業経営をサポートする中で、管理部門それぞれの領域を切り分けて運用する従来の形ではなく、各部門が連携して一つのプラットフォームとなることでCX（顧客体験）とEX（従業員体験）両方の向上が図れると考えています。プラグマグループでの実践・実績をもとに、お客さまから当社が今まで提供していたサービス領域以外のご相談をいただくことも多く、DXコンサルサービスを立ち上げました。